Cet article fait suite à l'article Evernote - Le roi de l'inbox - Théorie (Partie 1). A l'époque, j'utilisais Evernote pour gérer mes tâches de tous les jours. Puis, comme vous l'avez constaté dans l'article La folie Nozbe, j'utilise désormais Nozbe. Et j'ai revu le fonctionnement de ma méthode.

Pour rappel, GTD est une méthode d'organisation créée par David Allen très répandue aux États-Unis. Je n'ai pas encore lu le livre (honte sur moi), mais je compte y remédier bientôt. Bref, j'utilisais Evernote pour appliquer cette méthode. Mais maintenant, j'utilise Nozbe qui est un logiciel qui a été créé spécialement autour de cette méthode.

J'ai donc intégré Nozbe à mon processus GTD, tout en conservant Evernote pour gérer les documents. Je dois vous avouer que le mélange est particulièrement puissant. Nozbe est ma mémoire à court terme et Evernote celle à long terme.

Dans le premier article, je vous parlais de la notion d'Inbox. Celle-ci est un outil très précieux qui vous permet de protéger votre concentration contre les agressions extérieures. En effet, chaque fois que l'on est interrompu dans notre tâche pour en faire une autre, nous mettons du temps à récupérer notre concentration. Cela peut se compter en minutes. Et l'expérience m'a montré que ces interruptions augmentent le risque d'erreur. Il faut absolument les limiter et diminuer au maximum le temps qu'elles nous volent.

Je vous ai concocté un petit diagramme qui explique comment je traite la première partie de la méthode GTD : la collecte. Dîtes vous qu'entre le début et la fin du diagramme, il ne doit pas se passer plus d'une ou deux minutes.

La première étape concerne l'information à collecter. Ce peut être une idée, un site web que l'on est en train de lire, un document que l'on a dans les mains, un collègue qui vient nous parler. On est en train de faire quelque chose, on ne souhaite pas s'arrêter pour ne pas perdre sa concentration mais on souhaite aussi ne pas oublier cette information. Elle pourra nous être utile pour un autre projet, ou bien, il ne faut pas abandonner ce collègue qui vient nous voir.

Pour cela, si l'information se présente sous la forme d'un document papier (ou d'un objet physique), ça finit dans l'inbox papier. Hop, c'est bouclé, on reprend le travail.

Si ce n'est pas le cas, est-ce que je peux l'enregistrer de manière numérique ? Si je n'ai pas accès à mon ordinateur ou mon téléphone, je note rapidement l'information sur un bout de papier. J'essaye d'être concis et précis. Je retrouverai l'essentiel de l'information plus tard, mais je ne dois surtout pas oublier la date de ce rendez-vous ou le nom de la personne à contacter. Et hop, dans l'inbox papier, puis on reprend le travail.

Enfin, si j'ai accès à mon ordinateur ou mon téléphone, avec ou sans Internet, j'envoie l'information dans Nozbeou dans Evernote. Selon la nature du document, on l'envoie vers l'un ou l'autre. C'est un document PDF, un site web ou un mail, hop, dans Evernote. C'est une action à effectuer, une idée qui tient en quelques mots, hop, dans Nozbe.

Ce qui au final nous fait trois inbox :

• l'inbox Nozbe pour stocker toutes les actions et projets que j'ai à faire.
• l'inbox Evernote pour stocker tous les documents numériques (mail, pdf, site web via l'extension Evernote Web Clipper, documents numérisés, etc...)
• une inbox papier pour récupérer tout ce que je n'ai pas pu numériser (des documents voire des objets) ou si je n'ai pas accès à l'un des deux logiciels.

Nozbe et Evernote permettent de tout capturer où que vous soyez, du moment que vous avez accès à votre ordinateur, votre téléphone ou Internet en général.

Nozbe s'installe sur la plupart des supports (Produits Microsoft, Apple, Android et web) et permet de saisir rapidement une tâche dans la boîte de réception. Sous Windows, vous pouvez utiliser le raccourci Ctrl + Shift + Espace (à activer et / ou modifier dans le menu Paramètres / Général).

Evernote vous propose aussi une application qui fonctionne sur la plupart des supports (Produits Microsoft, Apple, Android et web). Il propose aussi une extension Evernote Web Clipper qui vous permet de capturer ce qui se passe dans votre navigateur.

Une fois que j'ai capturé l'information, je n'ai plus à m'en soucier. Mon esprit est libéré car je sais qu'elle est quelque part dans mon Inbox. Je n'ai pris que quelques instants pour l'ajouter dans une Inbox.

Nous verrons dans l'article suivant la seconde étape de la méthode GTD : la partie Traitement. Cela consiste à vider l'inbox en classant chacun des éléments de celle-ci.

Merci pour votre lecture.